Rifatturazione GDO e Filconad: significato e tracciato

La rifatturazione nella GDO è il meccanismo con cui il Centro di Distribuzione (CEDI) riceve la fattura dal fornitore e la ricalcola ai punti vendita, applicando il proprio margine. Il file Filconad è il tracciato testuale che il fornitore invia al CEDI per automatizzare il riepilogo dei DDT e velocizzare quella rifatturazione.

Di seguito: significato della rifatturazione, le tre modalità di approvvigionamento dei negozi, la procedura operativa e la struttura del tracciato Filconad (righe 01 e 03).

Cos’è la rifatturazione nella GDO

La GDO è tipicamente composta da un CEDI e da una rete di supermercati legati allo stesso marchio. I negozi possono essere di proprietà del centro oppure affiliati in franchising.

Nell’ambito della rifatturazione esistono due rapporti commerciali:

1. tra fornitore e CEDI;
2. tra CEDI e punto vendita (di proprietà o affiliato).

Il fornitore consegna la merce al negozio, ma fattura al CEDI. Il CEDI, a sua volta, rifattura al negozio con i prezzi di cessione concordati (e un margine di contribuzione che può variare per promozioni, listini o zone).

Tre modalità di approvvigionamento dei negozi

1. Dal CEDI: la merce parte dal magazzino centrale e il CEDI fattura direttamente al negozio.
2. Consegna diretta fornitore → negozio: il fornitore fattura al negozio.
3. Consegna diretta con rifatturazione: il fornitore consegna al negozio ma fattura al CEDI; poi il CEDI rifattura al punto vendita. È il caso trattato qui.

Regole e campi possono cambiare per insegna, CEDI e area geografica: il principio resta lo stesso.

Procedura di rifatturazione (passo per passo)

1. Il CEDI assegna a ogni punto vendita un codice univoco usato nel gestionale.
2. Alla chiusura dell’accordo, il CEDI comunica alla rete prodotti ammessi e prezzi di cessione CEDI → negozio.
3. Il fornitore consegna al negozio con DDT: intestatario fattura = CEDI, destinatario merce = negozio. Sul DDT di solito ci sono le quantità, non i prezzi di cessione.
4. Il fornitore fattura al CEDI con i prezzi pattuiti, tipicamente a fine periodo (es. mese), riepilogando i DDT.
5. Il CEDI rifattura ai punti vendita: quantità dai DDT/fatture fornitore, prezzi dal listino interno (con margine).

Il punto critico è allineare DDT, fattura fornitore, listino CEDI e codice punto vendita. Un errore sul codice negozio o sull’anagrafica articolo genera differenze di rifatturazione e contestazioni.

Se ti interessa il lato economico del prezzo di cessione, vedi anche differenza tra margine e ricarico.

File Filconad: cos’è e a cosa serve

Il Filconad è un file di testo che riepiloga i DDT emessi dal fornitore in un periodo (di solito un mese). Serve al CEDI per importare in massa consegne e righe merce, senza ribattere a mano ogni documento.

Struttura base del tracciato:

• Riga 01 — testata DDT (documento, date, codici, riferimenti punto vendita).
• Riga 03 — dettaglio prodotti del DDT (codici, quantità, unità di misura, eventuali campi aggiuntivi).

Esistono regole minime comuni, ma ogni CEDI può chiedere campi extra o formati specifici. Prima di generare il file conviene validare il tracciato richiesto da quel centro.

Checklist operativa (fornitore e CEDI)

• Codice punto vendita univoco e aggiornato su ogni DDT.
• Anagrafiche articolo allineate (codice fornitore / EAN / codice CEDI).
• Quantità DDT = quantità fattura fornitore (o scostamenti giustificati).
• Filconad coerente con i DDT del periodo (niente documenti “orfani”).
• Listino di cessione CEDI → negozio aggiornato prima della rifatturazione.
• Controlli di scarto in import: righe rifiutate da correggere, non ignorare.

FAQ

Cosa significa rifatturazione nella GDO?

Significa che il CEDI paga (o riceve fattura da) il fornitore e poi emette una nuova fattura al punto vendita, con i propri prezzi di cessione.

A cosa serve il file Filconad?

A trasmettere al CEDI, in formato testuale strutturato, il riepilogo dei DDT del periodo così da automatizzare la rifatturazione.

Cosa sono le righe 01 e 03 del tracciato Filconad?

La 01 è la testata del DDT; la 03 elenca i prodotti contenuti in quel documento. Un DDT completo ha una 01 e una o più 03.

Il Filconad è uguale per tutti i CEDI?

No. Il modello base è simile, ma campi obbligatori e lunghezze possono cambiare: va seguito il capitolato del CEDI di destinazione.

Video

Nel gestionale di magazzino SWEET esiste un modulo dedicato alla rifatturazione per chi lavora con la GDO. Per un confronto operativo: pagina contatti.