Francesco Massimo Gallo 
Excel è uno strumento familiare, (quasi) gratuito, semplice. È stato (ed è ancora) usato da centinaia di PMI italiane per gestire l’inventario, gli ordini, le giacenze. Ma è davvero la soluzione giusta nel 2025 per un’azienda che vuole crescere e competere?
In questo articolo mettiamo a confronto Excel e un WMS (Warehouse Management System) per capire quando è il momento di fare il salto verso l’automazione.
Quando Excel funziona
Per alcune microimprese o realtà in fase iniziale, Excel può essere sufficiente, specialmente se:
gli articoli gestiti sono pochi (es. sotto i 100),
non ci sono spedizioni giornaliere,
il personale è limitato a 1-2 persone.
In questi casi, un foglio di calcolo ben strutturato può supportare una gestione ordinata, ma fragile.
Quando iniziano i problemi
Crescendo, le criticità emergono in fretta. Tra i problemi più comuni:
Errori umani dovuti a inserimenti manuali
Mancanza di storico e tracciabilità dei movimenti
Tempi lunghi per aggiornare l’inventario
Difficoltà a gestire resi, lotti o scadenze
Impossibilità di collegarsi con corrieri, e-commerce, ERP
Excel, in fondo, è uno strumento generico, non progettato per la logistica.
Cosa cambia con un WMS
Un WMS (Warehouse Management System) è un software dedicato alla gestione del magazzino.
Con un sistema come SWEET, ogni operazione è automatizzata, tracciata e integrata con il resto dell’ecosistema aziendale.
Ecco cosa ottieni:
| Processo | Con Excel | Con un WMS (es. SWEET) |
|---|---|---|
| Inventario | Aggiornamento manuale | In tempo reale |
| Picking | Foglio stampato o a memoria | Guidato da terminale o interfaccia PC |
| Etichette spedizione | Create a mano | Generate automaticamente |
| Ordini da e-commerce | Copiati a mano | Importati automaticamente |
| Tracking spedizione | Inserito manualmente | Inviato automaticamente al cliente |
| Report e KPI | Fogli complessi e incompleti | Dashboard già pronte |
5 segnali che indicano che Excel non basta più
Hai più di 100 articoli gestiti a magazzino
Esegui più di 10 spedizioni al giorno
Ti capita di spedire merce sbagliata o incompleta
Devi ricalcolare l’inventario frequentemente
Ti serve integrare con il sito e-commerce o un gestionale
Se uno di questi ti suona familiare, è tempo di automatizzare.
E i costi?
Molti pensano che un WMS sia costoso. In realtà, soluzioni come SWEET sono state pensate specificamente per le PMI italiane, con:
prezzi accessibili,
opzioni cloud o on-premise,
supporto tecnico diretto in italiano.
Il vero costo, spesso, è continuare a perdere tempo e commettere errori.
Conclusione
Excel è stato (e può ancora essere) uno strumento utile per iniziare.
Ma se vuoi far crescere il tuo business, hai bisogno di un sistema che cresca con te.
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