EXCEL: alcuni suggerimenti pratici

In molti mi chiedete quali argomenti studiare, e cosa studiare per avere maggiori possibilità nell’ambiente di lavoro.

A mio avviso un punto di partenza per potersi spendere meglio nelle aziende è una buona, meglio se ottima conoscenza di Microsoft Excel. Qualcuno odia questo software, ma saperlo usare permette di recuperare tempo prezioso ed avere risultati impensabili.

Ciao, sono Francesco Massimo Gallo, Ingegnere Informatico e dal 2012 sono Responsabile Logistica in una importante azienda della GDO.

Il mio lavoro è diventata la mia passione, e per questo motivo ho deciso di condividere alcune informazioni con te.

In questo articolo voglio riportare alcuni suggerimenti sull’utilizzo di Excel che mi hanno cambiato la vita nel lavoro quotidiano. Sicuramente non saranno esaustivi nella trattazione, ma il mio intendo è quello di farti conoscere questi tips di excel, così potrai approfondirne il funzionamento e sfruttare le tue capacità con l’utilizzo dello strumento corretto.

• Importare dati da file esterni
• Usare le Tabelle Pivot
• Usare la funzione Cerca.vert
• Creare grafici
• Curare l’aspetto per una presentazione
• Analizzare i dati e sintetizzare

Importare dati da file esterni

Excel permette di gestire grandi quantitativi di dati. A volte succede però che i dati non siano già caricati in un file excel, quindi è utile sapere che molte tipologie di dati si possono caricare in excel.

Diventa quindi utile saper analizzare i dati, controllarli, e quindi apportare eventuali correzioni per poi poterli importare in excel.

I dati possono arrivare in formato csv, o in file di testo, ed excel permette di importarli con apposite funzioni. Al momento non ti voglio elencare tutte le tipologie di dati disponibili, ma ti voglio comunicare che moltissimi formati di dati possono essere importati in excel, magari usando solo qualche piccolo trucchetto.

Ti voglio consigliare di utilizzare anche un software gratuito molto potente, si tratta di Notepad++ per aprire i file di testo, analizzarli ed eventualmente modificarli.

In un prossimo post cercherò di fare una carrellata di tutti i possibili casi di importazione.

Usare le Tabelle Pivot

Microsoft: Una tabella pivot è un efficace strumento di calcolo, riepilogo e analisi dei dati che consente di visualizzare confronti, schemi e tendenze nei dati.

Molto spesso si pensa che un Ingegnere Informatico sappia usare tutti i software disponibili sul mercato, ma “purtroppo” o “per fortuna” non è così. Sicuramente avere l’approccio da informatico aiuta nell’approccio e nell’uso dei software, ma non si conoscono tutte le potenzialità.

Ti ho riportato questa breve introduzione per parlarti della mia scoperta delle tabelle pivot. Dovevo analizzare e confrontare alcuni dati su excel. Non conoscendo le tabelle pivot, mi stavo scervellando per portare i dati su un database mysql, scrivere un programma in java e quindi creare uno strumento per analizzarli.

Solo a scriverlo sembra una cosa molto complicata. Non è così?

Per fortuna prima di immergermi nella scrittura del programma, ho chiesto al mio collega se aveva una soluzione più veloce, e mi ha mostrato le tabelle pivot.

Quella scoperta mi ha fatto rivalutare Excel e mi ha aperto la mente sul fatto che sicuramente erano presenti diverse funzionalità di cui non ero ancora a conoscenza.

In questo post non riesco ad essere più esaustivo sulle tabelle pivot, ma scriveremo un articolo dedicato.

Usare la funzione cerca.vert

Questa funzione è particolarmente utile quando si ha la necessità di collegare i dati presenti in due fogli di lavoro, oppure provenienti da diverse basi di dati. E’ necessario individuare una colonna per ogni foglio, la quale contenga i valori di intersezione tra i due insiemi di dati, e dove viene trovata l’uguaglianza viene prelevato il dato dalla colonna indicata nella formula.

In questa spiegazione sembra difficile, quindi voglio farti un esempio di utilizzo:

• colonne foglio1: codice articolo; nome articolo; peso; altezza;
• colonne foglio2: codice articolo; nome articolo; ubicazione;

Si ha la necessità di avere in un unico foglio tutte le informazioni, in modo tale da legare le ubicazioni al peso ed all’altezza degli articoli. Quindi si può procedere nel seguente modo:

• foglio1: nella 5ª colonna (dopo altezza) si vuole riportare l’ubicazione
• foglio1: nella 5ª colonna si inserisce la formula =CERCA.VERT(A1;Foglio2!A:C;3;FALSO)
  spieghiamo quindi i valori inseriti nella funzione:
  • A1: coordinata che contiene il valore da cercare
  • Foglio2!A:C: la matrice o l’intervallo in cui effettuare la ricerca
  • 3: il numero di colonna nell’intervallo che contiene il valore da restituire
  • FALSO: restituire una corrispondenza approssimativa o esatta, indicata come 1/VERO o 0/FALSO
• risultato foglio1: codice articolo; nome articolo; peso; altezza; ubicazione;

Spero che questo esempio sia stato utile, altrimenti puoi scrivere nei commenti se hai dubbi, oppure contattarmi su instagram @logisticait.

Nelle ultime versioni di Excel, è stata inserita la funzione più potente Cerca.X (link al sito ufficiale).

Creare grafici

“Un’immagine vale più di mille parole!”
Quante volte avrai sentito questa espressione??

Evidentemente un grafico può sintetizzare in maniera molto potente i dati che abbiamo raccolto, modellato ed analizzato.
Se dobbiamo presentare i dati, senza entrare subito nei dettagli, conviene sapere realizzare dei grafici adeguati, magari con forme e colori adatte a mostrare le evidenze risultanti dall’analisi dei dati.

I dati sono abbastanza facili da realizzare, partendo da una tabella ordinata di dati in Excel.

Se ti piacciono molto i grafici, e vuoi analizzare i dati partendo appunto dai grafici per spingerti a fondo nei dettagli, ti consiglio di testare la versione gratuita di QlikView.

Curare l’aspetto per una presentazione

Analizzare i dati e sintetizzare

Conclusione

Voglio condividere con te questa frase di Henry Ford:

Chiunque smetta di imparare è vecchio, che abbia 20 o 80 anni.
Chiunque continua ad imparare resta giovane.
La più grande cosa nella vita è mantenere la propria mente giovane.

Questa frase racchiude un po’ lo spirito con cui sto realizzando questo blog. Man mano che sto scrivendo questi articoli cerco di imparare sempre qualcosa di nuovo. Spero che il post ti sia stato utile.

Se sei arrivato fino in fondo nella lettura ti ringrazio per il tempo dedicato.

Ti invito a seguire la mia pagina instagram @logisticait e ad iscriverti alla newsletter.

Grazie,
Francesco (seguimi su Linkedin)