Gestione delle mail

In un recente articolo su LinkedIn, Salvatore Cordiano ha riassunto la sua filosofia per la gestione delle mail.

L’articolo è riportato di seguito: https://www.linkedin.com/pulse/inbox-zero-my-way-how-i-tame-stay-focused-what-matters-cordiano-bdwif

Avevo letto l’articolo e mi sono permesso di rispondere con un commento che riporto interamente qui sotto:

Ciao Salvatore,
nel precedente lavoro non sono mai riuscito ad avere la casella inbox vuota, ed ho avuto diverse reazioni a riguardo, in 10 anni di lavoro.

In un primo periodo, erano poche, e quindi cercavo di starci dietro in modo quasi ossessivo.

Quando sono iniziate a crescere, abbiamo creato un sistema di ticketing per poter gestire le richieste dei clienti su determinati argomenti, quindi una parte delle mail si è trasformata in ticket, dove più persone avevamo modo di gestirli.

Però visto la crescita dell’azienda, le mail sono tornate a crescere ed ho adottato anche io il metodo GTD di Allen, ed ha funzionato abbastanza bene.

Visto che mi occupavo soprattutto di consegne, allora la priorità era sulla gestione delle consegne da far partire in giornata, quindi il resto delle mail, le gestivo a margine dell’attività operativa quotidiana o strategica.

Ho notato cmq, che per le mail importanti arrivano i solleciti, oppure le telefonate, etc.. In qualche modo vengono riprese dall’interlocutore iniziale, e quindi si porta avanti la risoluzione.

Le altre mail, se non sono importanti, vanno da sole nell’oblio, e quindi non è importante processare tutte le mail.

L’importante è quindi cercare di scegliere le mail importanti da gestire subito, in modo da non bloccare l’operatività.

E poi educare almeno i colleghi in primis, e poi anche gli altri interlocutori, ad inviare meno mail possibili.

Mi era piaciuto molto l’approccio di GMail che non ha l’opzione di invio mail per “avvenuta ricezione”, in modo da limitare il numero di mail inviate.

Avevo anche organizzato il mio outlook con diverse regole, cartelle, filtri, ma cmq il numero delle mail era sempre alto.

Quindi non ho una soluzione al problema, se non quello di saper scegliere le mail da processare subito, quelle da processare non appena abbiamo il tempo necessario, e quelle che possono andare nell’oblio, tanto in qualche modo ritornano da sole in cima, se l’interlocutore ha davvero bisogno.

Anche se il vero problema sono le mail dove siamo in cc. In questi casi non sappiamo se dobbiamo leggere e seguire tutto, oppure semplicemente possiamo ignorare.

Comunque non ho una soluzione 😀

Ma questo era il precedente lavoro, attualmente uso molto whatsapp per lavorare con i miei clienti, il quale lo trovano molto veloce per comunicare, ma questo è un altro discorso 😀

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Dopo aver riletto con calma l’articolo di Salvatore, devo dire che mi trovo totalmente d’accordo con la sua strategia, e se dovessi avere nuovamente il problema della gestione delle mail in futuro, ne farò ricorso.

Attualmente nelle fasi di progettazione e realizzazione del software gestionale di magazzino, come indicavo in questo articolo, usiamo Mantis Bug Tracker per la gestione delle segnalazioni e dei ticket che arrivano dai colleghi dello sviluppo, o dai clienti.

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Spero che queste considerazioni sulla gestione delle mail ti siano utili

Grazie per aver letto fino in fondo,

Francesco