10 Errori Comuni nella Gestione dell’Inventario: Come Evitarli

La gestione dell’inventario può influire fino al 30% dei profitti aziendali. Errori come previsioni sbagliate, eccesso di scorte o stockout possono causare perdite significative, clienti insoddisfatti e costi aggiuntivi. Ecco i principali problemi e le soluzioni pratiche per evitarli:

• Previsioni errate della domanda: L’uso dell’intelligenza artificiale può ridurre gli errori fino al 50%.
• Eccesso di scorte: Sistemi JIT e analisi ABC ottimizzano i livelli di inventario.
• Stockout: Monitoraggio in tempo reale e scorte di sicurezza riducono le rotture di stock.
• Conteggio manuale delle scorte: Soluzioni digitali come RFID migliorano precisione e velocità.
• Sincronizzazione tra canali: Sistemi centralizzati evitano errori nei dati multicanale.
• Classificazione ABC mancante: Concentrare gli sforzi sugli articoli di Classe A per massimizzare il valore.
• Giacenze obsolete e resi: Automatizzare la gestione dei resi e consolidare le spedizioni.
• Mancanza di KPI: Monitorare metriche come rotazione e accuratezza per ottimizzare il magazzino.
• Punti ciechi nella supply chain: Tecnologie come Digital Twin e AI migliorano la visibilità e riducono i rischi.
• Formazione inadeguata del personale: Programmi formativi riducono errori e migliorano l’efficienza.

Tabella Riassuntiva degli Errori e Soluzioni

Adottare queste strategie permette di ridurre i costi, migliorare l’efficienza e aumentare la soddisfazione dei clienti. Scopri come applicarle nella tua azienda.

7 Errori da Non Commettere nella Gestione E-commerce

1. Previsione Errata della Domanda

La previsione imprecisa della domanda può compromettere la gestione dell’inventario. Secondo dati recenti, nel settore dei prodotti di consumo, le previsioni annuali possono essere sbagliate fino al 20%. Per un’azienda con un fatturato di €1 miliardo, questo potrebbe significare perdite fino a €225 milioni all’anno a causa di scorte in eccesso.

Impatti Economici delle Previsioni Errate

Questi numeri sottolineano quanto sia importante migliorare la precisione delle previsioni nella supply chain.

"La previsione della domanda è vitale per la prontezza della supply chain poiché aiuta i brand CPG a evitare problemi con prodotti in backorder o eccesso di inventario. Una previsione inaccurata può innescare un’ondata di domanda insoddisfatta lungo la catena che può causare problemi massicci con i livelli di fornitura e un effetto a catena."
– NIQ

Come i Dati Possono Migliorare le Previsioni

L’uso dell’intelligenza artificiale può ridurre gli errori di previsione fino al 50%.

Un esempio concreto: nel marzo 2023, un produttore nazionale ha individuato un problema di distribuzione in una regione. La correzione ha portato a un incremento di vendite annuali pari a €45.000. Estendendo questo approccio a 100 aree, il potenziale fatturato aggiuntivo potrebbe arrivare a €4,5 milioni.

Ecco alcune strategie utili per migliorare le previsioni:

• Integrare sistemi di analisi predittiva che considerino molteplici variabili
• Monitorare regolarmente i trend stagionali per adeguare le scorte
• Utilizzare dati in tempo reale per aggiornare le previsioni
• Tenere conto di fattori esterni come inflazione e cambiamenti nelle preferenze dei consumatori

"Un punto chiave qui è VUCA – volatilità, incertezza, complessità e ambiguità. Descrive la situazione di cambiamento costante e imprevedibile che è ora la norma in determinati settori e aree del mondo degli affari. Bisogna considerare tutti i fattori che influenzano lo scenario."
– Deepak Mishra, esperto in Produzione, Gestione Fornitori e Magazzino

Le tecnologie avanzate stanno cambiando il modo in cui si fanno le previsioni. Gartner prevede che entro il 2024 il 75% delle organizzazioni utilizzerà modelli di previsione basati sull’IA.

Adottare l’analisi dei dati è solo l’inizio per ottimizzare la gestione dell’inventario.

2. Problemi di Eccesso di Scorte

L’eccesso di scorte è un problema che non solo aumenta i costi di magazzino, ma incide anche pesantemente sul capitale circolante.

Costi Associati all’Eccesso di Scorte

Quando si accumulano troppe scorte, i costi si moltiplicano:

Un esempio pratico? Un’azienda siderurgica italiana ha ricalibrato il proprio inventario di bulloni, stabilendo un livello ottimale di 24.608 unità. Questo ha portato a una riduzione evidente dei costi di stoccaggio.

"La gestione dell’eccesso di inventario è cruciale per la redditività e l’efficienza del retail. Ottimizza i costi, migliora il flusso di cassa e garantisce che le aziende possano adattarsi ai cambiamenti del mercato soddisfacendo efficacemente la domanda dei clienti." – Mary Makarchuk, Esperta di Ottimizzazione Retail

Strategie per Gestire al Meglio le Scorte

Evitare decisioni basate sull’intuizione è essenziale. Ecco alcune soluzioni:

• Sistemi di gestione automatizzati: I moderni WMS (Warehouse Management Systems) monitorano e ottimizzano i livelli di scorta in modo continuo.
• Analisi ABC: Classifica l’inventario in base a importanza e valore, aiutando a concentrare gli sforzi sulle merci più rilevanti.
• Sistemi Just-in-Time (JIT): Minimizzano le scorte mantenendo la capacità di rispondere rapidamente alla domanda.

"L’ottimizzazione dell’inventario consiste nel raggiungere il perfetto equilibrio tra domanda e offerta per evitare stockout (perdita di vendite) e overstock (capitale bloccato in magazzino) e aumentare il ROI." – Intuendi

Un’altra tecnologia da considerare sono i Vertical Lift Modules (VLM), che possono ridurre fino al 90% lo spazio necessario per lo stoccaggio. Questi strumenti dimostrano come l’uso della tecnologia possa migliorare la gestione delle scorte.

Migliorare la gestione dell’eccesso di scorte è solo il primo passo: il prossimo obiettivo è evitare la carenza di scorte.

3. Problemi di Stockout

Gli stockout possono danneggiare gravemente il fatturato e la fedeltà dei clienti. Se da un lato l’eccesso di scorte aumenta i costi, dall’altro la mancanza di prodotti disponibili compromette vendite e soddisfazione.

Impatto su Vendite e Clienti

Ogni anno i rivenditori perdono circa 920 miliardi di euro a causa degli stockout. Ecco come si ripercuotono sui clienti:

(Fonte:)

Un esempio concreto è quello di Tayse Rugs, che ha risolto le perdite dovute agli stockout implementando un sistema di gestione preventiva dell’inventario.

"Products going out of stock are probably the biggest ‘silent killer’ of growth I see in ecommerce."
– William Harris, CEO e DTC Media Buyer presso Elumynt

Come Prevenire gli Stockout

Adottare un approccio strutturato può ridurre drasticamente il rischio di stockout. B&G Ltd, ad esempio, ha diminuito le rotture di stock del 61%, migliorando l’evasione degli ordini dall’80% al 93,6%.

Ecco alcune strategie che funzionano:

• Sistemi di monitoraggio avanzati: Utilizzare software specializzati per monitorare le scorte in tempo reale, calcolare automaticamente i punti di riordino e analizzare i trend di vendita.
• Gestione dei fornitori: Collaborare in modo efficace con i fornitori per migliorare i tempi di consegna e stabilire accordi per priorità di approvvigionamento.
• Scorte di sicurezza ottimizzate: Best Vinyl ha ridotto il valore del proprio inventario del 50% (da 2,5 milioni di euro a 1,3 milioni), mantenendo comunque un alto livello di servizio.

"You will never get your inventory buying right. The goal is to be less wrong. The biggest thing to focus on is always to be a bit more conservative with your buying. Buying too little and running out will just slow your growth and create a sense of urgency with your customers. Buying too much can put you out of business."
– Lanai Moliterno, fondatrice di Sozy

Per ridurre l’impatto degli stockout sui clienti, puoi:

• Offrire alternative valide, quando disponibili;
• Garantire la consegna gratuita per ordini in backorder;
• Comunicare chiaramente le tempistiche di riassortimento.

Ora passiamo ai rischi legati al conteggio manuale delle scorte.

4. Rischi del Conteggio Manuale

Il conteggio manuale può compromettere sia l’efficienza che la redditività aziendale.

Problemi del Conteggio Manuale

Le aziende che si affidano al conteggio manuale dell’inventario incontrano numerose difficoltà operative. Secondo uno studio dell’Università di Auburn, l’accuratezza media dell’inventario con metodi manuali varia tra il 65% e il 75%, mentre le aziende più efficienti raggiungono livelli del 97% o superiori.

Un esempio pratico: una grande catena di retail, affidandosi al conteggio manuale, impiegava giorni per completare l’inventario. Questo causava interruzioni nelle vendite e frequenti discrepanze nei dati.

Soluzioni di Tracciamento Digitale

L’adozione di sistemi digitali può trasformare radicalmente la gestione dell’inventario. Per esempio, una catena di farmacie ha integrato una soluzione IoT, ottenendo risultati come:

• Riduzione delle perdite di magazzino
• Identificazione rapida di problemi legati alla qualità
• Miglioramento dell’esperienza del cliente

Per passare al digitale in modo efficace, ecco alcune strategie chiave:

1. Implementare il controllo qualità
   Automatizzare l’inserimento dei dati per minimizzare gli errori. Un rivenditore online ha ridotto del 60% i pacchi smarriti grazie a un sistema in tempo reale, risparmiando oltre 53 milioni di euro.
2. Formare il personale
   Addestrare i dipendenti a verificare la distinta di prelievo, il computer e lo SKU durante il picking per prevenire errori.
3. Monitorare continuamente
   Automatizzare i controlli e analizzare regolarmente i dati per intervenire rapidamente in caso di necessità.

Un’altra tecnologia in rapida crescita è l’RFID. Il mercato globale di questa tecnologia, stimato a 14,5 miliardi di euro nel 2023, potrebbe raggiungere i 37,6 miliardi di euro entro il 2032. Grazie alla capacità di lettura a distanza e attraverso ostacoli, l’RFID offre un livello di precisione superiore rispetto ai codici a barre tradizionali.

L’adozione di soluzioni digitali non è solo un miglioramento operativo, ma rappresenta il primo passo verso una gestione del magazzino più avanzata e integrata.

5. Problemi di Sincronizzazione tra Canali di Vendita

Gestire l’inventario in un contesto multicanale può essere complicato, soprattutto se i dati non sono ben integrati. L’uso di strumenti adeguati può fare la differenza, ma molti rivenditori continuano a dipendere da metodi manuali, aumentando il rischio di errori costosi.

Sfide delle Vendite Multicanale

Secondo le statistiche, i rivenditori perdono circa 577 miliardi di euro ogni anno a causa di prodotti esauriti (stockout) e altri 430 miliardi di euro per scorte in eccesso. Sorprendentemente, il 43% delle aziende si affida ancora a strumenti manuali come i fogli di calcolo, che non garantiscono un aggiornamento accurato dei dati.

La mancata sincronizzazione tra i canali può portare a:

• Vendite basate su dati di inventario non aggiornati
• Difficoltà nel monitorare la disponibilità reale
• Errori durante promozioni e periodi di alta domanda
• Gestione inefficiente dei resi

Strumenti per la Sincronizzazione Multicanale

L’automazione può migliorare la precisione degli ordini fino al 25%. Ecco alcune strategie per ottimizzare la gestione dei canali di vendita:

1. Centralizzare il controllo dell’inventario
   Un sistema basato su cloud consente aggiornamenti in tempo reale tra i vari canali, riducendo il rischio di vendite eccessive o mancanti.
2. Adottare sistemi integrati
   Soluzioni come Sellbrite e Acctivate offrono strumenti utili, tra cui:
   • Monitoraggio in tempo reale delle scorte
   • Gestione automatizzata di più magazzini
   • Elaborazione degli ordini tramite EDI

"La sincronizzazione multicanale ha portato migliori opportunità per brand, retailer e distributori. Tuttavia, quando emergono problemi di inventario, molti perdono i benefici potenziali. Padroneggiare la gestione dell’inventario multicanale e diventare operativamente efficienti è l’unico modo per superare questa sfida." – Anchanto

Migliorare l’Integrazione

Per un’integrazione efficace, considera di:

• Mantenere scorte di sicurezza per i prodotti più richiesti
• Controllare regolarmente la corrispondenza tra sistema e inventario reale
• Creare flussi di lavoro personalizzati

L’uso di un data warehouse come dashboard centrale, combinato con strumenti di integrazione, semplifica la gestione dei dati. Questo approccio non solo riduce gli errori, ma migliora anche l’esperienza del cliente, aumentando la fiducia e la fedeltà. Nelle prossime sezioni, approfondiremo altri strumenti e strategie per perfezionare la gestione dell’inventario.

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6. Saltare la Classificazione ABC

Dopo aver esaminato le difficoltà nella sincronizzazione tra canali, è importante affrontare un altro errore frequente: non utilizzare la classificazione ABC. Questo metodo, basato sul principio di Pareto, aiuta a ottimizzare risorse e processi, migliorando l’efficienza operativa.

Perché la Classificazione ABC è Utile?

La classificazione ABC divide l’inventario in tre categorie principali, ognuna con un diverso livello di priorità. Ecco come si presenta solitamente:

Non applicare questo sistema può portare a sprechi, costi inutili e capitale immobilizzato. Vediamo come implementarlo in modo efficace.

Come Implementare il Sistema ABC

Per adottare correttamente la classificazione ABC, segui questi passaggi:

1. Definisci i criteri
   Stabilisci parametri chiari per suddividere gli articoli, considerando fatturato, margini e volume di vendita.
2. Automatizza e integra i dati
   Utilizza strumenti digitali per raccogliere e analizzare i dati in modo più preciso e veloce.
3. Monitora e aggiorna regolarmente
   Rivedi le classificazioni con frequenza. Per gli articoli di Classe A, che rappresentano circa il 20% degli articoli ma il 70% del valore di consumo annuo, è consigliabile un monitoraggio settimanale.

Alcuni consigli pratici per migliorare l’efficacia includono:

• Controlli frequenti sugli inventari per gli articoli di Classe A.
• Livelli di scorta adattati a ciascuna categoria.
• Strategie di approvvigionamento specifiche per ogni classe.
• Analisi continua delle performance.

Un esempio concreto è dato da un negozio su Shopify, che ha utilizzato la classificazione ABC per migliorare la gestione dello stock e affinare le strategie di marketing. Concentrandosi sui prodotti di Classe A, è riuscito a massimizzare il valore generato.

7. Gestione Errata delle Giacenze Obsolete e dei Resi

Parliamo ora di un altro problema comune: la gestione delle giacenze obsolete e dei resi. Nel settore del fast fashion, un articolo viene venduto in media 1,7 volte, mentre i resi possono arrivare a essere effettuati oltre 29 volte. Questo fenomeno ha un impatto significativo sui costi, che possono raggiungere fino a due terzi del prezzo di vendita originale. Inoltre, ogni ordine e reso genera circa 2,78 kg di CO₂ equivalente, con l’imballaggio che contribuisce per il 16% delle emissioni totali. Per affrontare questa sfida, è necessario adottare processi più efficienti nella gestione dei resi.

Metodi di Gestione dei Resi

Per migliorare la gestione dei resi e delle giacenze obsolete, è utile seguire un approccio ben organizzato:

• Definizione delle Categorie
  Stabilire criteri precisi per classificare le giacenze in categorie come "a lenta rotazione", "in eccesso" o "obsolete" è un passaggio cruciale. Questo permette di identificare rapidamente i prodotti problematici e agire di conseguenza.
• Automazione del Processo
  L’uso di un sistema WMS (Warehouse Management System) consente di automatizzare il monitoraggio di resi e giacenze obsolete, aumentando l’efficienza. Dato che i costi di picking rappresentano il 55% dei costi totali di magazzino, l’automazione aiuta a ridurre le spese.

"L’industria della moda, per molto tempo, ha potuto nascondere alla mano destra quello che fa la sinistra."

• Elizabeth Shobert, vice president of marketing and digital strategy di StyleSage

Alcuni suggerimenti pratici per migliorare la gestione dei resi includono:

• Implementare notifiche automatiche alla ricezione dei resi
• Consolidare le spedizioni di reso per ridurre i costi di trasporto
• Utilizzare tecnologie come RFID e codici a barre per un tracciamento più preciso
• Monitorare regolarmente i trend di vendita per evitare accumuli di stock non venduto

Nel 2021, i resi nel settore del fast fashion negli Stati Uniti sono aumentati del 22%. Per le aziende italiane che operano su mercati internazionali, l’adozione di strategie di consolidamento dei resi può aiutare a ottimizzare i costi logistici. Questi approcci offrono soluzioni pratiche per ridurre le spese e migliorare la gestione dei resi.

Adottare queste strategie è essenziale per evitare di aggravare gli altri problemi legati alla gestione dell’inventario già analizzati.

8. Metriche di Performance Mancanti

Non monitorare le metriche di performance può costare caro alle aziende nel settore retail: il 52% delle perdite è causato da stockout, mentre il 44% deriva da scorte eccessive. Dopo aver affrontato la gestione dei resi, tenere sotto controllo le performance diventa cruciale per ridurre gli sprechi.

Indicatori Chiave dell’Inventario

I KPI dell’inventario offrono informazioni utili su costi, rotazione delle scorte e domanda. Ad esempio, nel 2024 Walmart ha generato un fatturato di €490 miliardi, con scorte finali di €54,9 miliardi e un indice di rotazione pari a 8,8 (rinnovo completo ogni 41 giorni).

Ecco alcune metriche importanti:

Strumenti di Monitoraggio delle Metriche

Per gestire al meglio l’inventario, strumenti come Zoho Inventory integrano piattaforme e-commerce per sincronizzare automaticamente i livelli di stock. ShipBob, invece, offre servizi di fulfillment e gestione in tempo reale, inclusa l’automazione dei punti di riordino.

Secondo i dati, il 79% delle aziende con sistemi di gestione dell’inventario ben strutturati registra ricavi superiori alla media del settore. Ecco alcune strategie per migliorare il monitoraggio:

• Utilizza dashboard intuitive per visualizzare dati aggiornati in tempo reale.
• Adotta sensori IoT per un tracciamento preciso.
• Integra i sistemi di gestione con altri software aziendali.
• Automatizza la creazione di report periodici.

Ignorare queste metriche può portare a perdite fino al 30% del valore dei prodotti invenduti.

9. Punti Ciechi della Supply Chain

Quando si parla di gestione dell’inventario, i punti ciechi nella supply chain rappresentano un problema rilevante. Infatti, il 94% delle aziende non dispone di una visione chiara e completa delle proprie operazioni logistiche. Questa mancanza può influire negativamente sull’efficienza operativa e sulla gestione dell’inventario.

Problemi di Monitoraggio

Una scarsa visibilità nella supply chain comporta diversi problemi: ritardi nelle consegne, cicli produttivi più lunghi, aumento dei rischi e clienti insoddisfatti. Ad esempio, il 90% delle aziende rileva interruzioni nei fornitori secondari entro 48 ore. Prevenire e rispondere rapidamente a questi problemi può generare risparmi medi di circa €33 milioni all’anno.

Per affrontare queste sfide, molte aziende stanno investendo in tecnologie avanzate.

Soluzioni per il Tracciamento della Supply Chain

Migliorare la visibilità della supply chain è una priorità per molte organizzazioni. Un esempio concreto è Heineken, che ha adottato Blue Yonder Cognitive Demand Planning, una piattaforma SaaS basata su intelligenza artificiale e apprendimento automatico per migliorare l’accuratezza delle previsioni.

Tra le tecnologie più efficaci troviamo:

• Digital Twin: consente di creare modelli in tempo reale della supply chain per monitorare ordini, spedizioni e asset.
• Piattaforme AI: automatizzano decisioni operative, riducendo le attività manuali fino all’80%.
• Sistemi di Monitoraggio Integrati: combinano ERP, WMS e sistemi 3PL per offrire una visione completa.

Questi strumenti possono fare la differenza. Kimberly-Clark, ad esempio, utilizza SAP SCM per mantenere il controllo sul proprio ecosistema globale. Anche le soluzioni Infor SCM hanno portato risultati concreti:

"I nostri clienti hanno registrato una riduzione del 25% dei costi della supply chain, un calo del 40% degli sprechi, risparmi superiori al 10% sui costi di trasporto, una riduzione del 98% dei tempi di elaborazione delle fatture e un aumento della produttività del team fino al 15%."

Integrare sistemi di pianificazione digitale è fondamentale per condividere dati lungo l’intera catena di approvvigionamento. Le aziende che adottano queste soluzioni possono dimezzare i tempi di recupero e ridurre del 30% i lead time per i nuovi prodotti.

10. Formazione Inadeguata del Personale

Una formazione insufficiente può compromettere l’efficienza complessiva di un magazzino, proprio come accade con errori nella gestione delle scorte e nelle previsioni. Le aziende, infatti, perdono circa il 6% del fatturato annuale a causa di errori nella gestione delle scorte, e il 35% dei responsabili degli acquisti teme carenze di magazzino.

Conseguenze di una Scarsa Formazione

I principali problemi derivanti da una formazione carente includono:

• Errori nel conteggio e monitoraggio: processi poco precisi portano a discrepanze nei dati.
• Visibilità limitata delle scorte: una scarsa conoscenza dei sistemi di gestione riduce il controllo.
• Comunicazione inefficace: mancanza di coordinamento tra i vari reparti.

Per evitare questi problemi, è essenziale implementare un programma formativo ben strutturato.

Come Creare un Programma Formativo Efficace

Un esempio concreto? Una grande azienda retail internazionale ha migliorato l’efficienza operativa del 25% in soli sei mesi grazie a un mix di workshop, corsi online e sessioni pratiche.

Ecco gli elementi fondamentali per un programma di formazione efficace:

Strategie per Massimizzare i Risultati

Per ottenere i migliori risultati dalla formazione, considera questi approcci:

• Personalizza i contenuti in base ai ruoli specifici dei dipendenti.
• Integra scenari pratici nelle sessioni di training per simulare situazioni reali.
• Monitora i progressi con valutazioni regolari e adatta il programma quando necessario.
• Incoraggia una cultura di apprendimento continuo, promuovendo aggiornamenti e formazione costante.

Una formazione ben pianificata non solo rafforza la fiducia e la produttività del personale, ma facilita anche l’adozione di sistemi digitali e procedure standardizzate, come discusso in precedenza.

Conclusione

Gestire l’inventario in modo efficace è fondamentale: errori possono ridurre i profitti fino al 10%-30%. Investire in automazione e strumenti digitali è una scelta strategica per affrontare le sfide quotidiane.

Ecco alcune azioni utili:

• Usare sistemi basati su cloud per monitorare e automatizzare in tempo reale.
• Sfruttare previsioni elaborate tramite l’analisi dei dati.
• Garantire formazione continua al personale.
• Stabilire procedure standard per il controllo delle scorte.

Ogni elemento, dai sistemi automatizzati alla formazione, è essenziale. Queste strategie portano risultati concreti: nel 2023, un’azienda ha risparmiato oltre 36.000€ adottando un sistema digitalizzato per gestire le risorse.

In Italia, soluzioni come SWEET offrono strumenti per la gestione del magazzino, l’elaborazione degli ordini dai marketplace e la spedizione multi-corriere, affrontando con successo le sfide logistiche moderne.

Adottare questi strumenti, insieme a una formazione continua e processi ben definiti, può trasformare la gestione dell’inventario in un vero punto di forza competitivo.

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