Francesco Massimo Gallo 
In questo articolo ti elencherò 8 consigli pratici per migliorare l’operatività del tuo magazzino e ridurre i costi dell’azienda.
Sono Francesco Gallo, ingegnere informatico, e dal 2012 ricopro la funzione di responsabile logistica in un Ce.Di. della Grande Distribuzione Organizzata.
Voglio condividere con te l’esperienza che ho maturato in questi anni di lavoro e di studio. La logistica non è solo un lavoro, ma è una vera e propria passione.
Bisogna essere sempre alla ricerca di soluzioni veloci per affrontare problemi che quotidianamente possono verificarsi.
Nello stesso tempo è necessario trovare una soluzione ai tanti problemi del magazzino e della distribuzione, in modo tale che siano duraturi nel tempo e che portino vantaggi a tutti gli stakeholders interessati.
In questi ultimi anni sono stati sviluppati diversi strumenti informatici che cercano di prevedere il futuro, analizzando i dati che vengono raccolti quotidianamente.
Parliamo di cubi olap, algoritmi di forecasting, business intelligence e intere società di consulenza che si impegnano in tanti modi per cercare di dare informazioni quanto più veritiere possibili alle aziende di produzione e di commercio, per poter pianificare la produzione o gli acquisti di merce con il minor numero di errori.
Però questo non basta, possono cambiare scenari economici, o banalmente il nostro concorrente può fare una mossa inaspettata, di marketing, o di prezzo, e quindi si rischia di avere il magazzino troppo pieno o troppo vuoto.
Un magazzino troppo pieno diventa un costo per l’azienda, la quale deve pagare la merce, deve pagare il personale e tutti gli altri costi che ne derivano. Questo va in contrapposizione con l’obiettivo aziendale, che di norma è quello di massimizzare i ricavi ed i profitti, riducendo i costi.
La riduzione dei costi di magazzino è in cima alla lista delle azioni da fare, sia nelle aziende di commercio che di distribuzione. Allo stesso tempo, è fondamentale che i livelli di qualità ed il servizio offerto ai clienti continuino ad aumentare.
È chiaro che la gestione di un magazzino è tutt’altro che semplice.
Anche nei magazzini dove si pensa di aver ridotto al minimo le spese ed i costi, c’è sempre qualche margine di miglioramento.
Prima di svelarti 8 punti che ti serviranno a ridurre i costi della gestione del magazzino, ti propongo alcuni requisiti per migliorare la gestione e l’efficienza operativa nel magazzino.
La protezione e l’accessibilità della merce sono i cardini per rendere un magazzino produttivo ed in grado di dare valore all’azienda.
Esistono sei requisiti per far sì che ciò avvenga:
- Proteggi la merce da danni e dai furti.
- Facilita l’accesso alla merce per velocizzare le operazioni di movimentazione.
- Utilizza attrezzatura in buono stato e con alti livelli di sicurezza.
- Cerca di avere spazio adeguato per la movimentazione.
- Effettua un lavoro costante e preciso.
- Mantieni il personale qualificato e con focus sugli obbiettivi.
Tenendo a mente questi 6 requisiti, puoi iniziare a lavorare sui prossimi 8 consigli che ti voglio dare per recuperare denaro in azienda.
1-Riduci lo spazio occupato.
Il costo dell’immobile contribuisce notevolmente alle spese complessive del magazzino.
Gli spazi più piccoli sono più convenienti, quindi modificando le procedure di stoccaggio è possibile gestire maggiori quantitativi di merce in uno spazio più compatto.
Dalla mia personale esperienza posso garantirti che maggiore spazio si ha a disposizione, si tenterà ad occuparlo tutto.
Però si può decidere di liberare parte dell’immobile con alcuni vantaggi. Se l’immobile è in fitto, si può chiedere quindi uno sconto sul canone mensile, mentre se è di proprietà, si può pensare di fittarlo, o di destinarlo ad altri usi per la stessa azienda.
A livello operativo, le corsie sono essenziali per spostare rapidamente un prodotto nel magazzino, e fare in modo che venga caricato prima sul mezzo. Quindi è essenziale che non ci sia merce mal posizionata nel magazzino.
Verifica anche le dimensioni dei carrelli elevatori utilizzati e valuta la possibilità di sostituirli con carrelli di minori dimensioni, ma con la stessa efficienza ed efficacia.
Colloca la merce in base alle dimensioni dello scaffale, facendo in modo di ridurre al minimo le larghezze delle corsie.
La scaffalatura porta pallet è l’opzione migliore per lo stoccaggio efficiente e l’ottimizzazione dello spazio.
Ovviamente assicurati di gestire tutto in sicurezza, quindi utilizza la tipologia di scaffalatura più adeguata per il tuo magazzino.
2-Proteggi la tua merce.
Ogni anno si perdono milioni di euro nei magazzini di tutto il mondo. Alcune perdine vengono generate da smarrimento o furti, mentre il resto deriva da danni fisici alla merce.
Adeguate procedure di imballaggio e conservazione aiutano ad eliminare danni involontari. Un altro fattore cruciale è la formazione dei dipendenti.
Per quanto riguarda i furti, possono essere effettuati sia dal personale interno, che da persone esterne. I magazzini rappresentano obiettivi ad alto valore per i ladri, semplicemente a causa dell’alto valore economico conservato all’interno.
Pianifica inventari regolari alla merce, in modo da tenere sotto controllo le giacenze e far sentire maggiore controllo anche sugli operatori. Facendo in questo modo, ed aumentando anche gli inventari a sorpresa su alcune categorie di merce, abbiamo diminuito gli ammanchi di merce di circa il 5% su base annua.
Per ridurre le possibilità di furto nel tuo magazzino, controlla tutti i punti di accesso mantenendo le porte bloccate.
Installa sistemi di sicurezza all’avanguardia e, se il tuo magazzino non funziona 24 ore su 24, 7 giorni su 7, utilizza una società di vigilanza durante le ore di chiusura.
3-Utilizza il cross docking
Un’altra soluzione utile all’azienda è il cross docking.
Come funziona? Il nostro cliente ci invia l’ordine, e noi lo inviamo al nostro fornitore che prepara separatamente la merce per ogni nostro cliente. La merce in arrivo viene scaricata in magazzino, e quindi trasferita rapidamente sui mezzi che devono effettuare le consegne ai clienti.
Il cross docking consente di risparmiare tempo e denaro in termini di gestione e stoccaggio dei prodotti, consegna e spedizione.
4-Acquista pallet/scaffali usati
L’acquisto di contenitori usati, anziché nuovi, per spedire o immagazzinare la merce potrebbe far risparmiare fino al 40% del budget a disposizione.
Per contenitori usati di alta qualità si intendono pallet, contenitori in metallo, cestini in filo metallico, vassoi per alimenti, contenitori IBC, scatole Gaylord, fusti, o altri tipi di contenitori che vengono usati nel tuo magazzino.
Alcuni fornitori certificano che il proprio prodotto sia stato ispezionato, pulito ove applicabile, in particolar modo con i contenitori per alimenti.
Può diventare molto più semplice organizzare il magazzino avendo a disposizione i contenitori adeguati, e trovarli di seconda mano ci aiuta in questa operazione!
5-Riduci i costi delle utenze
Ridurre i costi delle utenze può fare una grande differenza.
Ci sono molti modi per farlo, e due dei più significativi sono migliorare l’isolamento termico dell’edificio ed installare un sistema di illuminazione automatica. Il costo di questi miglioramenti si ripagherà da solo con relativa velocità e noterai subito i risparmi.
Installa le finestre laddove si può fare per ottenere quanta più luce naturale possibile. Questo non solo ridurrà la bolletta elettrica, ma potrebbe aiutare anche d’inverno con i costi del riscaldamento, in quanto potrebbe raccogliere parte del calore della luce solare.
Come suggerimento pratico ti consiglio di non installare le finestre sulle pareti laterali, ma di farle installare sul tetto. Ti dico questo perché potrebbe entrare un raggio di sole ed abbagliare l’operatore sul carrello operatore e diminuire la sicurezza all’interno del magazzino.
Un’altra utenza spesso trascurata è l’acqua. Prendi in considerazione la possibilità di ridurre il consumo in piccoli modi, con l’installazione di servizi igienici automatici a flusso ridotto, e rubinetti a mani libere.
Con questi accorgimenti, non solo ridurrai i costi del magazzino, ma aiuterai anche l’ambiente.
6-Riduci i costi del lavoro.
Il costo del lavoro è una parte importante nel budget operativo di qualsiasi magazzino. Pagare meno i dipendenti non è un’opzione, ma ridurre il loro tempo di permanenza migliorerà i profitti complessivi. Il tempo è denaro e i dipendenti inattivi non contribuiscono alle casse dell’azienda.
Ci sono molti altri suggerimenti da mettere immediatamente in atto: concentrarsi sulla fidelizzazione dei dipendenti.
È meno costoso pagare un dipendente esperto che assumere e formare un nuovo dipendente. Offrire formazione incrociata e fornire seminari di formazione continua su nuove procedure per migliorare la produttività può essere una soluzione win-win per l’azienda e per il dipendente.
Anche l’automazione può ridurre significativamente i costi. Nella fase iniziale ci sarà un alto esborso di denaro per l’installazione e si aggiungeranno anche nuovi costi di manutenzione, ma le macchine possono lavorare più a lungo e tutte le volte che sono necessarie.
7-Fai lavorare la tecnologia per te.
Esistono numerosi modi per far lavorare la tecnologia per te. Se non stai già utilizzando un sistema di gestione del magazzino, è il momento di acquistarlo o implementarlo.
Avere le informazioni a portata di mano fa risparmiare tempo, e semplifica la ricerca di tutto ciò viene richiesto.
Hai già pensato di utilizzare (o migliorare) un sistema di picking? Le operazioni di prelievo della merce e preparazione degli ordini per i clienti occupano molto tempo e dovrebbero avere la priorità in termini di miglioramento.
Esistono diverse tipologie di modelli di picking, ed anche diverse tecnologie a supporto, ma questo lo vedremo nel dettaglio in altri articoli.
8-Sfrutta al meglio l’attrezzatura
La gestione dei macchinari utilizzati ha un costo di manutenzione sempre presente, ci sono tuttavia alcuni modi per ridurre alcune spese, senza compromettere gli standard operativi.
Cerca di utilizzare ogni strumento per più di un’attività. Non è conveniente usare due unità diverse, quando un’unica unità può svolgere entrambi i lavori.
Imposta un programma di manutenzione regolare con i fornitori che effettuano la manutenzione e cerca di creare un rapporto di fiducia, in modo da avere anche suggerimenti pratici per prolungare la vita delle attrezzature.
Su questo argomento, ti consiglio di leggere il libro Lo spirito Toyota di Ohno Taiichi che ti può tornare utile come spunto per il ri-utilizzo delle attrezzature e la programmazione della manutenzione. Infatti, garantire che tutto sia in buone condizioni con misure preventive, ridurrà i casi di guasti e imprevisti.
Puoi anche pensare al noleggio dell’attrezzatura che usi solo in determinati periodi o in periodi di maggiore lavoro. Allo stesso modo, ti conviene valutare i costi del leasing rispetto all’acquisto delle attrezzature necessarie.
Un ultimo bonus per te!
Una volta che inizi ad indagare in ogni aspetto, è possibile determinare dove sono necessarie eventuali misure di riduzione dei costi. Man mano che ogni misura viene implementata e i costi diminuiscono, il progresso logico è quello di finanziare le soluzioni più costose con i risparmi ottenuti.
Ogni modifica apportata porterà probabilmente a trovare altri modi per ridurre i costi nelle aree correlate. Ogni magazzino è diverso e alcune idee non funzioneranno per tutti. Basta tenere presente che ogni misura si traduce in potenziali guadagni a lungo termine.
Spero che questo articolo ti sia stato utile. Nei prossimi articoli andrò ad approfondire alcuni argomenti specifici trattati in questo articolo.
Grazie per essere arrivato a fine articolo!
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A presto!
Francesco