Gestire l’arrivo merci in magazzino

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Tutti gli articoli presenti in magazzino devono  essere contabilmente censiti nel gestionale. Se la merce non è presente nel gestionale, potrebbe andare persa.

Partendo da questa affermazione, è quindi necessario identificare la merce non appena arriva in magazzino.

Il processo di ricezione merci sembra complicato, ma rappresenta il punto di partenza per avere un inventario allineato. Poche operazioni svolte ad ogni arrivo della merce possono aumentare notevolmente la redditività e produttività del magazzino.

Se è la prima volta che arrivi nel mio blog mi presento, sono Francesco Gallo e dal 2012 lavoro come Responsabile Logistica in una importante azienda della GDO. Questo lavoro lo svolgo con grande passione ed impegno, e vorrei condividere con te quello imparo ogni giorno dalla teoria e dalla pratica.

Queste definizioni riportate sotto possono essere utilizzate in una azienda di piccole e medie dimensioni, questo perchè nelle aziende di grandi dimensioni, questi processi sono sicuramente strutturati ed hanno delle aree dedicate per ogni fase.

Ricevimento Merci Logistica
Foto creata it.freepik.com

Facendo un riassunto del processo, il tutto dovrebbe funzionare in questo modo:

1. Ogni articolo deve essere codificato

Dopo aver deciso che un articolo deve essere gestito in magazzino, lo stesso deve essere codificato sul gestionale con tutte le informazioni necessarie.

Il nome del prodotto deve poter identificare facilmente il prodotto, e magari è possibile seguire delle linee guida aziendali da usare in fase di codifica.

Allo stesso modo, il codice da usare, potrebbe essere un codice parlante, cioè che contenga già alcune informazioni per gli addetti ai lavori, oppure un codice alfanumerico (preferibilmente numerico) che ha il solo scopo di identificare il prodotto.

Per iniziare a codificare è necessario richiedere la scheda tecnica al fornitore. Di seguito alcune info da inserire in fase di codifica:

  • info commerciali: listini di acquisti, listini di vendita
  • info marketing: foto dell’articolo
  • info logistiche: queste sono le info più importanti per poter gestire un magazzino ordinato
    • codice EAN del pezzo e dell’imballo primario.
    • dimensioni dell’unità di vendita (peso, larghezza, profondità e altezza)
    • composizione pallet (pallet per strato e numero strati)
    • indicare se è necessario gestire il lotto e scadenza del prodotto in fase di ricevimento
    • in caso di articoli soggetti a scadenza: richiedere i dati sulla durabilità del prodotto (vita residua a fine linea di produzione)
    • altre info specifiche: peso medio per gli articoli a peso variabile, categoria articolo pericoloso, etc.

Queste sono le informazioni più comuni da richiedere, ma nulla vieta di richiedere le informazioni necessarie per migliorare il lavoro nel tuo magazzino.

E’ buona norma definire anche la zona del magazzino destinata ad accogliere questo prodotto. Se l’articolo deve sostare in magazzino per diverso tempo, è consigliabile definire a priori lo spazio da dedicare (esempio un posto pallet nella scaffalatura), in modo da posizionarlo a posizione non appena arriva, e liberare l’area di ricevimento merci.

2. Viene inserito ordine di acquisto al fornitore

Dopo aver inserito sul gestionale tutti i dati dell’articolo (e del fornitore) è importante caricare l’ordine nel gestionale e rimanere in attesa del suo arrivo. Seguendo questa pratica, sappiamo che l’unico posto per verificare se abbiamo o meno giacenza del prodotto, e se sta arrivando, è il nostro gestionale.

La richiesta d’ordine al fornitore deve avere una data di arrivo pressoché precisa per permettere anche l’organizzazione del magazzino e farsi trovare pronti all’arrivo della merce.

Se il prodotto arriva troppo presto rischiamo di intasare il magazzino, se arriva troppo tardi rischiamo di perdere delle vendite con i clienti che non trovano il prodotto disponibile.

3. Al momento di arrivo della merce

Dopo aver seguito i passi indicati sopra, finalmente la merce arriva in magazzino.

L’operatore può essere fornito di un palmare, o di un portatile con lettore barcode, e dovrebbe seguire i seguenti punti:

  • Dal palmare viene selezionato l’ordine di acquisto
  • L’operatore inserisce i riferimenti del ddt/fattura consegnati dal fornitore e associa all’ordine già presente nel gestionale
  • L’operatore carica i prodotti arrivati, scegliendo dall’elenco già precaricato nell’ordine (se prodotti con codice ean possono essere sparati e viene confermata solo la qta arrivata)
  • Durante la rilevazione degli articoli abbiamo alcuni scenari:
    • i. La tipologia e quantità della merce arrivata coincide con l’ordine (ordine evaso)
    • ii. La quantità della merce eccede la qta in ordine (si accetta? O si rifiuta?)
    • iii. La quantità della merce è inferiore alla qta ordinata ( si accetta? O si rifiuta?)
    • iv. La merce arrivata non corrisponde alla merce indicata sul ddt ( si accetta? O si rifiuta?)
    • v. La merce arrivata non è presente nell’ordine (nuovo articolo da codificare? O si rifiuta?)
    • Operazioni addizionali:
      inserimento lotto e scadenza
      assegnazione ubicazione di picking
      verifica sistemazione pallet
      rilevazione pesi e volume
      verifica vita residua del prodotto (scadenza)

L’operatore deve essere istruito, oppure deve poter avere delle risposte in tempi brevissimi alle domande accetta o rifiuta, in modo da velocizzare le operazioni di scarico.

Preso atto delle anomalie al ricevimento merci, è necessario informare subito il fornitore con le decisioni prese, e richiedere che eventuali modifiche agli ordini successivo devono essere comunicate in anticipo, in modo da decidere prima che la merce arrivi al nostro magazzino.

Inoltre, se la merce arriva con fattura accompagnatoria, l’operatore deve verificare anche le condizioni commerciali? Oppure queste verranno controllate in un secondo momento dall’amministrazione?

A chiusura dell’ordine la merce risulta in giacenza e la fattura/ddt risulta caricata.

4. Conclusioni

Questo articolo sarà in costante aggiornamento fino a quando non sarò soddisfatto del contenuto in modo da condensarli in una guida pdf.

Se l’articolo ti è piaciuto, e ti interessi di argomenti simili, ti invito a seguirmi su instagram e linkedin.

Grazie,

Francesco

Sull'autore

Francesco Gallo

Ingegnere informatico, responsabile logistica in una importante azienda della GDO dal 2012.

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Francesco Gallo

Ingegnere informatico, responsabile logistica in una importante azienda della GDO dal 2012.

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