5 Consigli per migliorare la gestione del magazzino

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In questo articolo ti elencherò 5 consigli pratici per migliorare la gestione all’interno del magazzino, in modo da darti finalmente la possibilità di concentrare parte del tuo tempo alla pianificazione ed ai progetti futuri.

Sono Francesco Gallo, ingegnere informatico, e dal 2012 ricopro la funzione di responsabile logistica in un Ce.Di. della Grande Distribuzione Organizzata.

Voglio condividere con te l’esperienza che ho maturato in questi anni di lavoro e di studio. La logistica non è solo un lavoro, ma è una vera e propria passione.

Bisogna essere sempre alla ricerca di soluzioni veloci per affrontare problemi che quotidianamente possono verificarsi.

Nello stesso tempo è necessario trovare una soluzione ai tanti problemi del magazzino e della distribuzione, in modo tale che siano duraturi nel tempo e che portino vantaggi a tutti gli stakeholders interessati.

Senza dilungarci troppo, andiamo al dunque.

1. Nomina un responsabile

Questo punto è il più importante, per poter recuperare del tempo da dedicare ad altre azioni importanti.

Il responsabile (di ogni area) ha il compito di far rispettare le regole, e soprattutto di pianificare la turnazione del personale, tenere sotto controllo la pulizia del magazzino e la gestione delle merci.

Il responsabile deve essere un confidente degli operatori di magazzino, ma allo stesso tempo deve farsi rispettare, e deve essere un amplificatore delle problematiche, ma allo stesso tempo deve essere in grado di gestire la maggior parte dei problemi operativi quotidiani.

E’ necessario istituire un calendario settimanale di riunioni con i responsabili per  parlare delle problematiche più frequenti, e per pianificare le azioni risolutive.

Nello stesso tempo, è importante visitare il magazzino almeno una volta al mese, per guardare con un occhio esterno l’operatività stessa, e magari dare consigli da un punto di vista esterno.

2. Assegna maggiori responsabilità

Nei primi mesi di lavoro in questa funzione aziendale, pensavo di poter fare tutto e controllare tutte le situazioni dalla mia scrivania, tenendo sotto controllo gli ordini dei clienti, gli ordini dei fornitori, le scadenze dei prodotti, le ubicazioni, etc..

Ma presto mi sono reso conto che non è una via perseguibile, soprattutto quando l’azienda è in costante crescita ed aumentano le responsabilità.

Quindi dopo poco tempo ho capito che è necessario delegare le responsabilità, anche agli operatori che operano quotidianamente all’interno del magazzino.

Ogni operatore può (e deve) sollevare un problema non appena si rende conto di una anomalia.

Ad esempio, se un cliente ordina 100ct di una referenza, e solitamente ne ordina 10ct, molto probabilmente si tratta di un errore di digitazione da parte del cliente, e quindi è necessario bloccare subito la preparazione della merce e contattare il cliente.

Questo metodo fa parte del Toyota Production System, ed aiuta a risolvere il problema alla radice, senza avere problemi più grossi in seguito.

3. Gestisci turni di lavoro

Solitamente il magazzino è uno spazio abbastanza grande, e si tende a far lavorare tutte le persone contemporaneamente in un unico turno di lavoro.

Il consiglio è quello di gestire dei turni di lavoro, in modo da non intralciare le operatività tra i vari operatori ed allungare le ore di lavoro del magazzino.

Ovviamente i turni devono essere gestisti solo se le varie mansioni svolte dal personale non sono necessarie contemporaneamente.

Molto probabilmente, la turnazione è stata gestita durante questo periodo di pandemia, anche per una questione di distanziamento, ed in alcuni casi ha portato beneficio anche alla produttività stessa del magazzino.

4. Definisci chiaramente regole e obbiettivi

E’ importante definire con tutto il personale le regole del magazzino, e gli obbiettivi aziendali decisi dal management o dalla proprietà, in modo da essere tutti allineati.

Potrebbe capitare che le decisioni aziendali non arrivino a tutti le persone coinvolte nel processo, e quindi non si riesce a raggiungere pienamente quando prefissato.

5. Il magazzino deve essere ordinato e pulito

Il magazzino è il luogo di lavoro di alcune/molte persone, le quali passano parte della loro vita all’interno.

Oltre ad essere sempre pulito, deve essere ordinato ed organizzato.

La pulizia e l’organizzazione delle merci non deve essere vista come un costo aziendale, ma è un vero e proprio investimento quotidiano, il quale porta ad una migliore gestione ed a una riduzione dei costi nel lungo periodo.

6. Bonus

In magazzino cerca di creare una squadra di lavoro, e non solo un gruppo di lavoro.

Passa del tempo in magazzino, al solo scopo di osservare le attività quotidiane, parlare con gli operatori nelle varie mansioni svolte, in modo da captare eventuali malcontenti o captare suggerimenti utili per migliorare l’operatività.

Quindi cerca di premiare pubblicamente, anche con un plauso, la persona che lavora bene ed offre miglioramenti al magazzino.

Al contrario, se è necessario rimproverare una persona, cerca di farlo in maniera privata.

Conclusioni

Spero che queste righe ti siano state utili per iniziare ad apportare qualche cambiamento in magazzino, ed in generale all’interno dell’azienda.

Ovviamente ogni magazzino ed ogni azienda sono strutturati in modo diverso, e queste informazioni forse non sono applicabili completamente.

Ti ringrazio per la lettura.

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Grazie mille,
Francesco

Sull'autore

Francesco Gallo

Ingegnere informatico, responsabile logistica in una importante azienda della GDO dal 2012.

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Francesco Gallo

Ingegnere informatico, responsabile logistica in una importante azienda della GDO dal 2012.

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